Signature électronique : quels formats de fichier sont-ils pris en charge ?

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Avec la déclaration de la pandémie de Covid-19 et les nouveaux plans d’action, de nombreux particuliers, professionnels et propriétaires d’entreprises sont obligés de travailler de chez eux. Cependant, beaucoup sont confrontés au défi de savoir comment signer des documents sans mettre le stylo sur le papier. Heureusement, une multitude de plateformes en ligne ont permis aux signatures électroniques de devenir une solution rapide et efficace à nos besoins actuels de distanciation sociale. Bien que nous ne puissions jamais nous passer complètement de papier, il n’y a pas de meilleur moment que le présent pour passer aux signatures électroniques.

Les fichiers PDF sont avec nous depuis longtemps. Ils sont certainement utiles pour maintes choses ; Ils sont parfaits pour enregistrer un reçu numérique lorsque vous achetez quelque chose en ligne ou pour créer un document important à imprimer. Dans certains cas, notamment les contrats, il est important de leur affecter une signature numérique et de les renvoyer par mail. Pourtant, les PDF ne sont pas les seuls fichiers que vous pouvez signer électroniquement.

Qu’est-ce qu’une signature électronique valide ?

En général, le terme « signature électronique » désigne les informations sous forme électronique utilisées par une personne pour signer un document ou un enregistrement. Les signatures électroniques peuvent prendre une variété de formes et de méthodes, allant des méthodes plus traditionnelles telles que la numérisation et la télécopie de documents vers des solutions plus sécurisées telles que les « signatures numériques ». En effet, les signatures numériques sont un ensemble d’algorithmes et de protections de cryptage utilisés pour déterminer l’authenticité d’une signature électronique dans un document numérique. Vous pouvez par exemple signer PDF, le télécharger et l’envoyer en ligne sans avoir besoin de vous déplacer.

Pour qu’une signature soit considérée comme une signature électronique valide conformément à la loi, elle doit être :

 Unique à la personne qui signe (par exemple, la lettre X n’est pas une signature unique) ;

 Sous le contrôle total du signataire ;

En effet, il doit y avoir une véritable piste d’audit. Cela signifie que la signature électronique doit être suivie de manière à permettre à l’examinateur de déterminer si le document électronique a été modifié depuis que la signature y a été attachée. Ainsi, les notions traditionnelles de consentement, d’authenticité de la signature et de la remise sont tout aussi importantes exactement comme pour les documents signés manuellement. Ces notions doivent alors être présentes pour qu’un contrat signé électroniquement soit valide.

Quels formats de fichiers peuvent être signés électroniquement ?

En ce qui concerne les signatures électroniques, les PDF sont les documents les plus concernés. Cependant, il y a souvent des situations dans lesquelles il serait requis que d’autres types de fichiers soient également envoyés pour être signés électroniquement (sans avoir besoin de les convertir d’abord en fichiers PDF).

La signature électronique prend en charge presque tous les types de fichiers. En plus de signer un PDF, vous pouvez également affecter une signature électronique à une image, un document texte ou un fichier Excel. De nombreux fichiers image et PDF contenant du matériel graphique sont de grande taille. La solution de signature électronique prend également en charge les fichiers volumineux.

Covid-19 nous a plongé dans un avenir de plus en plus impliqué dans les transactions à distance. Il est plus que jamais essentiel pour nous tous de nous familiariser avec les signatures électroniques. Simplifiez et facilitez les transactions à distance en mettant en place les e-signatures dans votre organisation dès maintenant !

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